مستندسازی طرح‌ها؛ چرا؟
حفظ تجارب گذشته يكي از شروط اصلي دانايي است. مستندسازي از جمله اموري است كه منجر به روشن شدن وقايع گذشته مي‌شود. در زمانة ما كه تغيير و تحولات به خصوص در زمينه مديريت بسیار است و مديران بعد از مدت كوتاهي جابجا مي‌شوند، مستندسازي اهميت بسياري پيدا مي‌كند. علاوه بر این، در دوران انجام هر پروژه، كارهاي بزرگي انجام مي‌شود، ولي به علت فشار زياد كاري، كسي آن را ثبت نمي‌كند و دیگران خبري از ظرافت‌ها و مشقات دوران اجرا ندارند. چه بسا موضوعات مهمي كه بعد از گذر زمان، از خاطره‌ها محو يا كم رنگ مي‌گردد و ارزش‌هاي بنياديني كه به فراموشي سپرده مي‌شود و اين هنر مستندسازي است كه با حوصله و دقت، به ثبت وقايع پرداخته و با طرح سوالات هوشمندانه، سعي در روشن سازي مجهولات و نقاط ابهام می‌نمايد.
مستندسازی طرح‌ها معمولاً به منظور تحقق اهداف ذیل صورت می‌گیرد:
· معرفی طرح و دستاوردها به سایرین (مشتری، کارفرما، ...)
· انتقال تجربیات ارزشمند به پروژه‌های مشابه و جلوگیری از تکرار خطاها و دوباره‌کاری‌ها
· اطلاع رسانی عام (برای تامین محتوای وب سایت یا تولید کاتالوگ نمایشگاهی)
· و ...
مستندسازي پروژه‌ها، شامل ثبت و نگهداری وقایع مهم سازمان، تحولات مديريتي، حقوقي، اقتصادي، تجارب کسب شده و سایر موارد به همراه مستندات مربوطه است كه به طور معمول در قالب‌هاي زیر ارائه می‌شود:
· مستندات چاپی همچون: كتاب، جزوه، کاتالوگ
· مستندات تصویری همچون: عکس، فیلم، مالتی‌مدیا
· مستندات نرم‌افزاری همچون: بانک‌های اطلاعاتی، پایگاه‌های وب، کتاب الکترونیکی
از جمله خدمات قابل ارائه در این طرح می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
-
· استخراج تجربیات و دانش ضمنی افراد کلیدی از طریق مصاحبه‌های تخصصی به صورت حضوری و مکاتبه‌ای با استفاده از تکنیک‌های مدیریت دانش
-
· بررسی و استخراج اطلاعات پراهمیت از مستندات موجود در سازمان همچون؛ قراردادها و مکاتبات
-
· کشف و نگارش وقایع مهم در طرح‌ها
-
· به تصویر کشیدن فراز و نشیب‌هایی که طرح با آنها مواجه بوده است
-
· ثبت موفقیت‌ها و ویژگی‌های منحصر به فرد طرح
-
· تهیه سناریو و ایجاد گزارشات تصویری با استفاده از عکس‌ها و فیلم‌های موجود از طرح
-
· و ...