پياده سازي نظام مستندسازي

ایجاد نظام مستندسازی؛ چرا؟

در طی اجرای فعالیت­های یک سازمان یا اجرای پروژه­های مختلف مستندات مهم و باارزشی تولید شده و تجربیات ارزشمندی کسب می گردد که به صورت ضمنی در ذهن افراد دخیل در سازمان و یا پروژه انباشته شده و همواره در خطر فراموشی و یا خروج از سازمان می‌باشد. به دلیل عدم وجود یک سیستم آرشیو کارآمد، این اطلاعات و دانش ارزشمند به تدریج پراکنده شده، از بین رفته و یا فراموش می‌گردد. حتی در سازمان‌هایی که مستندات نگهداری می‌شود، این کار معمولاً به روش سنتی و یا سلیقه‌ای انجام شده و در اغلب موارد، اطلاعات و دانش که دارای ارزش بالقوه‌ای است، به درستی ثبت، پالایش و انتقال پیدا نمی­کند.

بر اساس گزارشات موسسه مطالعاتی و تحقیقاتی گارتنر، سازمان‌ها به ازای هر یک از کارکنان خود، سالانه 4800 دلار به دلیل صرف زمان جستجو و یافتن مستندات، از دست می­دهند. همچنین بر اساس آمار موسسه IDC سالانه 4.5% دانش سازمان­ها به دلایل مختلفی از جمله خروج کارکنان از سازمان، عدم مدیریت صحیح اطلاعات و احتکار دانش توسط افراد مفقود می‌گردد. علاوه بر این با توجه به افزایش سرعت تولید دانش در جهان، 3.2% دانش سازمان­ها نیز سالانه منسوخ و غیرقابل استفاده می­گردد.

روش ما

با ایجاد یک نظام مدون برای جمع‌آوری و ایجاد، سازماندهی، پالایش، انتقال و نگهداری مستندات سازمان، می‌توان تا حد قابل توجهی از ارزش بالقوه این سرمایه را اکتساب نموده و از آن بهره برد. در یک ساختار طبقه‌بندیِ جامع و استاندارد، قالب‌های مشخص برای نحوه ثبت هر یک از اطلاعات، مسئولیت‌های افراد و بخش‌های مختلف در قبال مستندسازی و ... تعیین می­گردد. تسری این نظامنامه در پیکره سازمان، از جمله اقداماتی است که در طی اجرای این طرح صورت می­پذیرد.

برای اجرای این طرح نیاز به تشکیل کمیته‌ای تخصصی متشکل از مشاوران شرکت آرمان اندیشان ویرا و افراد درون سازمان است که با بررسی نیازهای هر سازمان، شناسایی مستندات مهم برای جمع‌آوری و نگهداری، تعیین طبقه‌بندی مشخص برای مستندات و سایر اقدامات مورد نیاز، برای طراحی نظام جامعِ مستندسازی انجام می­شود.

خروجی طرح جامع مستندسازی که در اصل یک نظامنامه است، باید توسط مقامات مرتبط تصویب شده و به منظور یکپارچه‌سازی فرایند مستندسازی به تمام بخش‌های پروژه­های سازمان، ابلاغ ‌گردد. این کار سبب خواهد شد تا مستندسازی بر اساس روش مشابه و هماهنگ انجام شده و مسئولیت مستندسازی هر بخش از اطلاعات مشخص شود.